Agile; wat is dat? en waarom is het juist voor een professional soms moeilijk?

In een van mijn opdrachten begeleid en coördineer ik de uitvoering van een ambitieus ontwikkelplan waarmee allerlei verbeteringen in de organisatie worden uitgedacht en doorgevoerd. Dit gaat zowel over inhoudelijke verbeteringen in het primair proces als om bijvoorbeeld kwaliteit en motivatie van medewerkers. De deelprojecten worden geleid door de inhoudelijke professionals. Leidinggevenden zijn sponsoren. De professionals hebben meegekregen resultaatgericht te werk te gaan, quick wins te realiseren en wat minder traditioneel te denken in aanpak (zoals vaste teams, standaard vergaderingen, langere doorlooptijden, etc.). Dus om hen hierin ook te faciliteren leek een training over nieuwe werkwijzen zoals agile en scrum op zijn plaats.

Maar hoewel de inzichten werden omarmd blijkt het realiseren ervan in de praktijk toch niet altijd even makkelijk ……

Maar eerst

Wat is de toegevoegde waarde van agile/scrum eigenlijk?

Een vraag die vooral professionals graag willen weten. Er bestaat altijd enige scepsis ten aanzien van nieuwe hype-achtige methoden. Zeker als die gepaard gaan met eigen specifiek taalgebruik (denk aan scrummaster, backlogs, weekstarts) en het idee dat de methode precies zo gevolgd moet worden. Iets waar professionals (en laat ik mijzelf daar ook toe rekenen) snel allergisch voor zijn.

Maar ietwat ontdaan van de hype kan de kern teruggebracht worden tot 5 hoofdpunten:

5 hoofdpunten van agile/scrum

1. Zet grote ambitie om in kleine realistische stappen. Verlies het grotere doel niet uit het oog maar kijk wel wat realistisch is op de korte termijn. Welk resultaat kan ik deze maand of dit kwartaal bereiken waarmee ik het grotere doel een stap dichterbij breng?
2. Disciplineer je met een goede proces. In agile/scrum termen: backlog (wat moet er allemaal gebeuren), verantwoordelijken (wie is verantwoordelijk voor welke actie), weekacties (wat is de prioriteit voor deze week) en review van resultaten (bv weekstart)
3. Experimenteer voordat je het groot aanpakt of uitrolt. Proberen, leren en verfijnen. De realiteit is vaak niet voorspelbaar genoeg om vooraf precies te weten wat goed is. En wees niet bang om iets uit te proberen. Liever snel een betaversie met de noodzakelijke functionaliteiten dan nooit de ideale versie met alle gewenste functionaliteiten
4. Zet de gebruiker centraal. Betrek de gebruiker bij de totstandkoming (in plaats van zelf aannames te doen) en denk eraan dat de gebruiker het volgende over jouw product/resultaat moet kunnen zeggen: als (gebruiker) wil ik (jouw product of resultaat), zodat ik…
5. Bespreek (tussen)resultaten met je stakeholders en laat zien wat je hebt bereikt.

Natuurlijk naar believen uit te breiden en te verdiepen met allerlei instrumenten, formats, en werkwijzen (anders zou ik agile en scrum als concepten natuurlijk enorm tekortdoen).

De valkuilen voor een professional

Zoals gezegd worden de inzichten omarmd en gaat iedereen enthousiast aan de slag. Als echte professional natuurlijk een beetje op je eigen manier. Je pikt eruit wat je aanspreekt en vind je eigen taal. Wat zijn voor de professional dan de valkuilen?

2 Valkuilen

1. De angst voor een betaversie: als professional is het moeilijk om iets als pilot te proberen als je weet dat het (nog) niet volmaakt is. We willen toch het liefste iets laten zien wat helemaal goed is. Experimenteren om daarvan te leren komt met onze professionaliteit in het gedrang. Professionals weten wat ze doen en hoe het zit, en zo niet, dan zoeken ze dat eerst zelf uit. Maar het eerst analyseren en precies willen weten waar alles aan moet voldoen, hoe het eruit moet zien, hoe kwaliteit geborgd wordt etc. kan de complexiteit van de praktijk niet wegnemen. Bovendien kun je in dezelfde tijd ook een eerste versie met een kleine groep uitgeprobeerd hebben. In het klein uitproberen, samen met de doelgroep die het moet gebruiken, is sneller en levert waardevolle inzichten op voor een volgende versie die je zelf vooraf niet had kunnen bedenken.
2. Bespreken van tussentijdse resultaten met een breed publiek; Uiteraard bespreken professionals tussenresultaten en sparren zij graag. Maar wel bij voorkeur met collega-professionals. Terwijl het ook heel leerzaam en bevredigend is om met een brede samenstelling aan stakeholders in gesprek te zijn.

Mijn advies

Organiseer het vooraf

Hoe kun je voorkomen dat je in deze valkuilen trapt? Want het is niet dat de professional het niet eens is met het uitgangspunt om te experimenteren of breed te sparren. Het gaat niet om de overtuiging maar veel meer om de keuze van het moment. Wanneer is iets goed genoeg om mee te experimenteren of wanneer is dit thema geschikt om met een breed publiek over te sparren?

Om te voorkomen dat dit te lang wordt uitgesteld, is het advies om die momenten vooraf te bepalen. Hier is ook een mooie rol voor de sponsor weggelegd. De pilot start op moment x, stakeholders zijn op moment y bij elkaar om jouw tussenresultaat te bespreken etc. Leg de druk niet bij het eindresultaat maar bij het proberen van een tussenresultaat. En laat je niet verleiden deze experimenten en momenten uit te stellen……